Politique de confidentialité du Cégep de Sept-Îles
Service émetteur : Direction des affaires corporatives
Instance décisionnelle : Conseil d’administration
Date d’approbation : 26 septembre 2023
Préambule
Le Collège reconnaît l’importance de la confidentialité et de la sensibilité
des renseignements personnels. Il prend les mesures raisonnables et propres
à assurer leur protection contre la perte accidentelle, l’accès, l’utilisation,
la modification et la divulgation non autorisés.
En transmettant vos informations d’inscription ou en utilisant toute fonction
interactive disponible sur le site ou un service du Collège, vous consentez
aux mesures prises par le Collège à l’égard des informations ainsi transmises,
conformément aux règles encadrant la gouvernance à l’égard de la protection
des renseignements personnels et à la présente politique.
1. Consentement, collecte et conservation des renseignements
1.1 Consentement et mode de collecte
La collecte des renseignements par le Collège s’effectue en toute transparence,
avec le consentement libre et éclairé de l’utilisateur, et uniquement lorsque
les renseignements recueillis sont nécessaires pour fournir le service désiré.
Lorsqu’il recueille des renseignements personnels et confidentiels, le Collège
indique clairement les fins pour lesquelles ils sont recueillis et demande le
consentement de l’utilisateur pour en faire usage. Un nouveau consentement
devra être obtenu pour utiliser à d’autres fins des renseignements déjà recueillis.
1.2 Renseignements collectés
Selon la prestation de service offerte, le Collège pourrait collecter et conserver
certains renseignements, notamment : nom, prénom, adresse postale, adresse
électronique, numéros de téléphone, numéro de carte de crédit, numéro
d’assurance sociale, numéro d’assurance maladie et date de naissance.
Des renseignements relatifs aux activités culturelles, de loisirs et à la situation
familiale pourraient également être collectés et conservés lorsque nécessaire.
1.3 Renseignements techniques
Le Collège peut recueillir des renseignements techniques tels que les adresses IP,
les pages visitées, les requêtes, la date et l’heure de connexion, le type de
navigateur ou de système informatique utilisé, ou le nom de domaine du site
Internet à partir duquel un lien a été établi.
Fichiers témoins
Lors de l’utilisation des services en ligne ou d’une visite sur le site, le Collège
ou son mandataire pourrait stocker certains renseignements sur l’ordinateur
de l’internaute sous forme de témoins, cookies ou fichiers semblables.
Ces témoins permettent la conservation de certains renseignements à propos
de l’utilisation du site Internet ou d’un service en ligne. Ils peuvent aussi être
requis pour des raisons technologiques ou de sécurité.
Outils de mesure d’audience
Le Collège utilise notamment Google Analytics afin de mesurer l’audience du site
web, comprendre son utilisation et améliorer ses services. Le Collège peut aussi
mesurer l’efficacité de ses campagnes de promotion numériques.
Des services tiers, comme Google et Facebook, peuvent utiliser des témoins ou
d’autres technologies similaires pour collecter ou recevoir des informations à propos
de la navigation et diffuser des publicités ciblées selon les centres d’intérêt.
1.4 Finalité de la collecte
Lorsque le Collège collecte et conserve des renseignements personnels et
confidentiels, son objectif est d’offrir un service personnalisé et sécuritaire
aux usagers, dans le respect des lois applicables et de ses règles de sécurité.
- vérifier l’identité de l’usager;
- assurer la protection de l’usager et du Collège contre la fraude et les fausses déclarations;
- offrir une prestation de service personnalisée;
- déterminer l’admissibilité aux services offerts par le Collège;
- suivre les requêtes de services auprès du Collège et de ses mandataires;
- communiquer de l’information aux membres de la communauté collégiale qui le souhaitent;
- élaborer des statistiques;
- améliorer les services offerts.
2. Communication des renseignements personnels
Le Collège peut divulguer certains renseignements personnels pour se conformer
à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, ou pour
répondre à une demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables.
Le Collège peut également communiquer certains renseignements à un membre
du personnel qui a qualité pour les recevoir, lorsque ce renseignement est nécessaire
à l’exercice de ses fonctions.
Le Collège peut transférer certains renseignements à des fournisseurs de services
ou à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers doivent garder les renseignements
confidentiels et les utiliser uniquement aux fins prévues.
3. Protection des renseignements personnels
Le Collège met en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles,
contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger
les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé,
la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés.
Seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès aux
renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions sont autorisés à y accéder.
4. Responsabilités de l’usager
L’usager est responsable de l’information qu’il achemine au Collège ainsi que
du maintien de la confidentialité de ses renseignements d’identification et
d’authentification, comme son code utilisateur, son code d’accès ou son mot de passe.
Dans l’éventualité où la confidentialité de ses renseignements serait compromise
ou son identité usurpée, l’usager doit aviser le Collège le plus tôt possible
en contactant le Service des technologies de l’information.
5. Droit de rectification, de retrait et de destruction
La personne étudiante peut demander que ses renseignements soient corrigés,
détruits ou qu’ils ne soient plus utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Les renseignements sont conservés pour la période prévue conformément à la Loi sur
les archives, au calendrier de conservation et au plan de classification du Collège,
puis sont détruits.
6. Restrictions relatives à l’accès aux services
Le Collège se réserve le droit de détruire le compte d’une personne utilisatrice
ou de restreindre l’accès aux applications offertes par le Collège, en tout ou en partie.
7. Déclaration d’incident
Le Collège s’engage à informer les usagers en cas d’incident affectant la protection
des renseignements personnels.
8. Liens vers d’autres sites
Le site Internet du Collège peut proposer des hyperliens vers d’autres sites.
Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente
politique, mais à celle du site externe.
9. Diffusion et mise à jour
La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure
de la diffusion et de la mise à jour de la politique sur le site Internet du Collège.
10. Responsable de l’application et de la révision
La personne responsable de la protection des renseignements personnels est responsable
de l’application et de la révision de la présente politique.
11. Entrée en vigueur
La politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d’administration
du Collège. Toute modification ou abrogation doit être adoptée par le conseil
d’administration.
Politique adoptée au conseil d’administration du 26 septembre 2023.
